Система KPI на предприятии
Насколько успешно работает мой бизнес? Насколько эффективны сотрудники в моей компании? Как управлять эффективностью и мотивировать достигать больших результатов?
Вы удивитесь, но далеко не в каждой компании внедрена система ключевых показателей эффективности. Очень часто наши сотрудники не имеют понимания собственной эффективности и не могут ответить на вопрос, какой результат они создают, а тем более его не измеряют.
В итоге мы получаем много «деланья» ради «деланья», а платить заработную плату хочется за результат, не так ли?
Как же выстроить рабочую систему эффективных показателей, чтобы она была простой, понятной, реальной и приносила результат?
ЭТАП №1.
Выделите стратегические цели компании на определенный период.
Например, выпуск на рынок нового продукта, масштабирование компании, увеличение производственных мощностей и т.д. Здесь речь идет о глобальных целях, которые необходимы для развития и процветания вашей компании.
Цели должны иметь свое выражение в количественных и качественных показателях.
ЭТАП №2.
Составьте план задач для каждого подразделения вашей компаний, который будет способствовать достижению целей и отвечать на вопрос, что необходимо для этого.
Определите результат (продукт) каждой задачи и установите тайминги.
ЭТАП №3.
Внутри каждого подразделения текущий план задач разбивается на подзадачи и делится между сотрудниками. Назначаются ответственные лица за реализацию.
Один из ключевых показателей, в данном случае, может выглядеть, как соотношение выполненных задач (реализованных продуктов) к запланированным.
Порядок действий по определению KPI в разрезе каждой должности.
У каждой должности должно быть свое описание, которое подразумевает набор ценных функций для достижений целей компании.
Любая деятельность имеет свою последовательность. Любая функция имеет свой продукт. Продукт выражается в количественном и качественном показателе и отображает эффективность специалиста.
Ключевым показателем эффективности является результат, за который вы готовы платить заработную плату сотруднику! Т.е. это то, что ценно для вас здесь и сейчас на этапе развития вашей компании.
Для того, чтобы увидеть наглядно, возьмем простой и понятный пример выделения ключевых показателей для должности менеджера по продажам:
Функция = продукт = ключевой показатель эффективности
Функция: Увеличение базы клиентов = Продукт: количество найденных новых клиентов, выразивших согласие на приобретение услуги = Ключевой показатель эффективности = 5 новых клиентов.
Функция: Контроль дебиторской задолженности = Продукт: своевременно полученная постоплата = Ключевой показатель эффективности: дебиторская задолженность не превышает нормы 10%.
Функция: Выполнение плана продаж = Продукт: деньги в кассе = Ключевой показатель эффективности: 500 000грн.
Прописав все функции под любую должность по такому принципу, вам сразу станет понятно, какие показатели имеют существенное значение, а какие являются вспомогательными, но на них тоже следует смотреть для своевременного контроля и изменения ситуации, чтобы достигнуть цели.
Именно по такому принципу мы работаем с компаниями, когда реализовываем проект по построению системы KPI.
На основании данных показателей выстраивается система оплаты труда, где каждый из показателей имеет свой удельный вес и в соответствии с ним распределяется переменная часть заработной платы.
Рассмотрим второй пример для должности юриста:
Функция = продукт = ключевой показатель эффективности
Функция: Ведение договорной работы = Продукт: Согласованные и подписанные договора с клиентами = Ключевой показатель эффективности: 10 согласованных и подписанных договоров.
Почему ответственность за подписание договоров, на мой взгляд, должна лежать на юристе, а не на менеджере по продажам?
Многие компании до сих пор смешивают зоны ответственности, и менеджер по продажам выполняет функционал и юриста и маркетолога и т.д.
Отвлекая продавцов от продажи, вы теряете потенциальный доход. Поэтому мы всегда рекомендуем тщательно пересмотреть функционал, чтобы каждый занимался своим делом и производил свой продукт.
Почему именно 10 согласованных и подписанных договоров? Норма может определяться на основании анализа прошлых периодов + потребность, согласно плану развития компании.
Например, для того, чтобы заработать 500 000грн., если у вас фиксированная стоимость услуги, допустим, 50 000грн. Вам необходимо заключить 10 договоров. Здесь все понятно.
Или же вы можете присвоить балловую систему, за каждый заключенный договор в зависимости от его сложности, типовой или нетиповой договор и т.д.
Функция: Подготовка и реализация исков по задолженностям = Продукт: Выигранные иски = Ключевой показатель эффективности: Сумма к возврату, по выигранным искам.
Так же показателем эффективной работы юриста может быть балловая система, согласно составленному чек-листу и присвоенным баллам за ценные функции.
Например,