Система KPI на підприємстві
Наскільки успішно працює мій бізнес? Наскільки ефективними є співробітники в моїй компанії? Як керувати ефективністю та мотивувати досягати більших результатів?
Ви здивуєтеся, але далеко не в кожній компанії впроваджено систему ключових показників ефективності. Дуже часто наші співробітники не мають розуміння власної ефективності та не можуть відповісти на запитання, який результат вони створюють, а тим більше його не вимірюють.
У результаті ми отримуємо багато "роблення" заради "роблення", а платити заробітну плату хочеться за результат, чи не так?
Як же вибудувати робочу систему ефективних показників, щоб вона була простою, зрозумілою, реальною та приносила результат?
ЕТАП №1.
Виділіть стратегічні цілі компанії на певний період.
Наприклад, випуск ринку нового продукту, масштабування компанії, збільшення виробничих потужностей тощо. Тут йдеться про глобальні цілі, які необхідні для розвитку та процвітання вашої компанії.
Цілі повинні мати своє вираження у кількісних та якісних показниках.
ЕТАП №2.
Складіть план завдань для кожного підрозділу вашої компанії, який сприятиме досягненню цілей та відповідатиме на питання, що необхідно для цього.
Визначте результат (продукт) кожного завдання та встановіть таймінги.
ЕТАП №3.
Усередині кожного підрозділу поточний план завдань розбивається на підзадачі та ділиться між співробітниками. Призначаються відповідальні особи за реалізацію.
Один із ключових показників, у даному випадку, може виглядати, як співвідношення виконаних завдань (реалізованих продуктів) до запланованих.
Порядок дій щодо визначення KPI у межах кожної посади.
Кожна посада має мати свій опис, який передбачає набір цінних функцій для досягнень цілей компанії. Будь-яка діяльність має свою послідовність. Будь-яка функція має власний продукт.
Продукт виявляється у кількісному та якісному показнику та відображає ефективність спеціаліста.
Ключовим показником ефективності є результат за який ви готові платити заробітну плату співробітнику! Тобто. це те, що є цінним для вас тут і зараз на етапі розвитку вашої компанії.
Для того щоб побачити наочно, візьмемо простий і зрозумілий приклад виділення ключових показників для посади менеджера з продажу:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Збільшення бази клієнтів = Продукт: кількість знайдених нових клієнтів, які висловили згоду на придбання послуги = Ключовий показник ефективності = 5 нових клієнтів.
Функція: Контроль дебіторської заборгованості = Продукт: своєчасно отримана післяплата = Ключовий показник ефективності: дебіторська заборгованість не перевищує норми 10%.
Функція: Виконання плану продажів = Продукт: гроші в касі = Ключовий показник ефективності: 500 000грн.
Прописавши всі функції під будь-яку посаду за таким принципом, вам одразу стане зрозуміло, які показники мають суттєве значення, а які є допоміжними, але на них також слід дивитися для своєчасного контролю та зміни ситуації, щоб досягти мети.
Саме за таким принципом ми працюємо з компаніями, коли реалізовуємо проект із побудови системи KPI.
На підставі даних показників вибудовується система оплати праці, де кожен із показників має свою питому вагу та відповідно до нього розподіляється змінна частина заробітної плати.
Розглянемо другий приклад для посади юриста:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Ведення договірної роботи = Продукт: Узгоджені та підписані договори з клієнтами = Ключовий показник ефективності: 10 узгоджених та підписаних договорів.
Чому відповідальність за підписання договорів, на мою думку, має лежати на юристі, а не на менеджері з продажу?
Багато компаній досі змішують зони відповідальності, і менеджер з продажу виконує функціонал і юриста та маркетолога тощо. Відволікаючи продавців від продажу, ви втрачаєте потенційний прибуток. Тому ми завжди рекомендуємо ретельно переглянути функціонал, щоб кожен займався своєю справою та виробляв свій продукт. Чому саме 10 узгоджених та підписаних договорів? Норма може визначатися на підставі аналізу минулих періодів + потреба згідно з планом розвитку компанії.
Наприклад, для того, щоб заробити 500 000 грн., якщо у вас фіксована вартість послуги, припустимо, 50 000 грн. Вам необхідно укласти 10 договорів. Тут усе зрозуміло.
Або ж ви можете присвоїти балову систему, за кожний укладений договір залежно від його складності, типовий чи нетиповий договір тощо.
Функція: Підготовка та реалізація позовів за заборгованістю = Продукт: Виграні позови = Ключовий показник ефективності: Сума до повернення за виграними позовами.
Також показником ефективної роботи юриста може бути балова система, згідно зі складеним чек-листом і присвоєним балам за цінні функції.
Наприклад,
Наскільки успішно працює мій бізнес? Наскільки ефективними є співробітники в моїй компанії? Як керувати ефективністю та мотивувати досягати більших результатів?
Ви здивуєтеся, але далеко не в кожній компанії впроваджено систему ключових показників ефективності. Дуже часто наші співробітники не мають розуміння власної ефективності та не можуть відповісти на запитання, який результат вони створюють, а тим більше його не вимірюють.
У результаті ми отримуємо багато "роблення" заради "роблення", а платити заробітну плату хочеться за результат, чи не так?
Як же вибудувати робочу систему ефективних показників, щоб вона була простою, зрозумілою, реальною та приносила результат?
ЕТАП №1.
Виділіть стратегічні цілі компанії на певний період.
Наприклад, випуск ринку нового продукту, масштабування компанії, збільшення виробничих потужностей тощо. Тут йдеться про глобальні цілі, які необхідні для розвитку та процвітання вашої компанії.
Цілі повинні мати своє вираження у кількісних та якісних показниках.
ЕТАП №2.
Складіть план завдань для кожного підрозділу вашої компанії, який сприятиме досягненню цілей та відповідатиме на питання, що необхідно для цього.
Визначте результат (продукт) кожного завдання та встановіть таймінги.
ЕТАП №3.
Усередині кожного підрозділу поточний план завдань розбивається на підзадачі та ділиться між співробітниками. Призначаються відповідальні особи за реалізацію.
Один із ключових показників, у даному випадку, може виглядати, як співвідношення виконаних завдань (реалізованих продуктів) до запланованих.
Порядок дій щодо визначення KPI у межах кожної посади.
Кожна посада має мати свій опис, який передбачає набір цінних функцій для досягнень цілей компанії. Будь-яка діяльність має свою послідовність. Будь-яка функція має власний продукт.
Продукт виявляється у кількісному та якісному показнику та відображає ефективність спеціаліста.
Ключовим показником ефективності є результат за який ви готові платити заробітну плату співробітнику! Тобто. це те, що є цінним для вас тут і зараз на етапі розвитку вашої компанії.
Для того щоб побачити наочно, візьмемо простий і зрозумілий приклад виділення ключових показників для посади менеджера з продажу:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Збільшення бази клієнтів = Продукт: кількість знайдених нових клієнтів, які висловили згоду на придбання послуги = Ключовий показник ефективності = 5 нових клієнтів.
Функція: Контроль дебіторської заборгованості = Продукт: своєчасно отримана післяплата = Ключовий показник ефективності: дебіторська заборгованість не перевищує норми 10%.
Функція: Виконання плану продажів = Продукт: гроші в касі = Ключовий показник ефективності: 500 000грн.
Прописавши всі функції під будь-яку посаду за таким принципом, вам одразу стане зрозуміло, які показники мають суттєве значення, а які є допоміжними, але на них також слід дивитися для своєчасного контролю та зміни ситуації, щоб досягти мети.
Саме за таким принципом ми працюємо з компаніями, коли реалізовуємо проект із побудови системи KPI.
На підставі даних показників вибудовується система оплати праці, де кожен із показників має свою питому вагу та відповідно до нього розподіляється змінна частина заробітної плати.
Розглянемо другий приклад для посади юриста:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Ведення договірної роботи = Продукт: Узгоджені та підписані договори з клієнтами = Ключовий показник ефективності: 10 узгоджених та підписаних договорів.
Чому відповідальність за підписання договорів, на мою думку, має лежати на юристі, а не на менеджері з продажу?
Багато компаній досі змішують зони відповідальності, і менеджер з продажу виконує функціонал і юриста та маркетолога тощо. Відволікаючи продавців від продажу, ви втрачаєте потенційний прибуток. Тому ми завжди рекомендуємо ретельно переглянути функціонал, щоб кожен займався своєю справою та виробляв свій продукт. Чому саме 10 узгоджених та підписаних договорів? Норма може визначатися на підставі аналізу минулих періодів + потреба згідно з планом розвитку компанії.
Наприклад, для того, щоб заробити 500 000 грн., якщо у вас фіксована вартість послуги, припустимо, 50 000 грн. Вам необхідно укласти 10 договорів. Тут усе зрозуміло.
Або ж ви можете присвоїти балову систему, за кожний укладений договір залежно від його складності, типовий чи нетиповий договір тощо.
Функція: Підготовка та реалізація позовів за заборгованістю = Продукт: Виграні позови = Ключовий показник ефективності: Сума до повернення за виграними позовами.
Також показником ефективної роботи юриста може бути балова система, згідно зі складеним чек-листом і присвоєним балам за цінні функції.
Наприклад,
Приклад балової системи розрахунку ефективності посади головного бухгалтера:
Цей список у кожного є індивідуальним і залежить від того, які завдання вирішує ця посада у вашій компанії.
Ще одним найлегшим визначенням ключових показників для подібних посад є співвідношення кількості виконаних завдань до поставлених. Для цього у вас має бути впроваджена система, в якій фіксуються завдання та таймінги.
Показники ефективності змінюються та залежать від того, що цінне може принести посаду тут і зараз у цей період.
Рекомендується встановлювати трохи більше 3-4 ключових показника посади, у тому числі один є визначальним, тобто. головним.
Періоди виміру показників ефективності?
Хтось використовує тижневий цикл, хтось місячний, є квартальний, піврічний та річний. Не всі показники можна вимірювати швидко, є більш глобальні цінні завдання, на реалізацію яких витрачає багато часу, відповідно це теж необхідно враховувати.
Нижче наведено приклад показників для деяких посад:
Ще одним найлегшим визначенням ключових показників для подібних посад є співвідношення кількості виконаних завдань до поставлених. Для цього у вас має бути впроваджена система, в якій фіксуються завдання та таймінги.
Показники ефективності змінюються та залежать від того, що цінне може принести посаду тут і зараз у цей період.
Рекомендується встановлювати трохи більше 3-4 ключових показника посади, у тому числі один є визначальним, тобто. головним.
Періоди виміру показників ефективності?
Хтось використовує тижневий цикл, хтось місячний, є квартальний, піврічний та річний. Не всі показники можна вимірювати швидко, є більш глобальні цінні завдання, на реалізацію яких витрачає багато часу, відповідно це теж необхідно враховувати.
Нижче наведено приклад показників для деяких посад:
Як впроваджувати?
1. Виділяємо показники, ефективності за які ми готові сплачувати заробітну плату.
2. Визначаємо принцип розрахунку.
3. Визначаємо джерела, з яких ми отримуватимемо дані.
4. Розробляємо або допрацьовуємо відповідну звітність, де консолідуватимуться дані.
5. Пишемо роз'яснювальні інструкції.
6. Визначаємо механізм вибіркової перевірки відповідність отриманих даних.
7. Проводимо відповідний інструктаж.
8. Запускаємо пілотний проект.
9. Аналізуємо результати та впроваджуємо на постійній основі.
Підбиваючи підсумки, хочеться все ж таки зробити акцент на слові «система». Система – це взаємозв'язок елементів. Відповідно, щоб досягти спільної мети, всі KPI повинні мати взаємозв'язок. Наприклад, маркетолог відповідає за кількість отриманих відгуків, щоб продавець мав контакти клієнтів для здійснення продажу. Продавець відповідає за виконання плану продажу. Юрист відповідає за погодження умов договору та його підписання, щоб продаж відбувся. Фінансовий відділ контролює надходження грошей, які розподіляє на фонди. HR відповідає за наявність необхідної кількості ефективних співробітників для того, щоб було комусь виробляти продукти в кожному відділі і т.д. Ми завжди враховуємо це, вибудовуючи систему у компанії власника.
Якщо ви хочете досягти більш високих результатів, щоб у вашій компанії працювали продуктивні люди, які усвідомлюють, що вони отримують заробітну плату за результат, скористайтеся цим інструментом і процвітайте!
1. Виділяємо показники, ефективності за які ми готові сплачувати заробітну плату.
2. Визначаємо принцип розрахунку.
3. Визначаємо джерела, з яких ми отримуватимемо дані.
4. Розробляємо або допрацьовуємо відповідну звітність, де консолідуватимуться дані.
5. Пишемо роз'яснювальні інструкції.
6. Визначаємо механізм вибіркової перевірки відповідність отриманих даних.
7. Проводимо відповідний інструктаж.
8. Запускаємо пілотний проект.
9. Аналізуємо результати та впроваджуємо на постійній основі.
Підбиваючи підсумки, хочеться все ж таки зробити акцент на слові «система». Система – це взаємозв'язок елементів. Відповідно, щоб досягти спільної мети, всі KPI повинні мати взаємозв'язок. Наприклад, маркетолог відповідає за кількість отриманих відгуків, щоб продавець мав контакти клієнтів для здійснення продажу. Продавець відповідає за виконання плану продажу. Юрист відповідає за погодження умов договору та його підписання, щоб продаж відбувся. Фінансовий відділ контролює надходження грошей, які розподіляє на фонди. HR відповідає за наявність необхідної кількості ефективних співробітників для того, щоб було комусь виробляти продукти в кожному відділі і т.д. Ми завжди враховуємо це, вибудовуючи систему у компанії власника.
Якщо ви хочете досягти більш високих результатів, щоб у вашій компанії працювали продуктивні люди, які усвідомлюють, що вони отримують заробітну плату за результат, скористайтеся цим інструментом і процвітайте!
